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鸿胪寺此次派来迎接两国特使的是司宾署署丞方用之，官阶为从六品上。

在与林海生交接过之后，方用之按照既定的程序，在自己下榻的客栈中会见了范布隆霍斯特、埃特罗和巴列维特三人，林海生也受邀参加了这次会见。

鸿胪寺是掌管朝会、筵席、祭祀赞相礼仪的机构，正四品衙门。

设卿一人，左、右少卿各一人。下设主簿厅，主簿一人，典收发文移。

其属，司仪、司宾二署，各署丞一人，呜赞四人，序班五十人。司仪署典陈设、引奏。司宾署典少数民族及外国朝贡使臣。呜赞典赞礼仪。序班典侍班、齐班、纠仪及传赞。

年近四旬的方用之于崇祯七年中试，在礼部观政一年后，因为在朝中没有门路，所以在选官时被打发到了鸿胪寺，一待就是三年多。

由于这几年大明整体处于内忧外患时期，导致比如暹罗、真腊、占城、三佛齐、渤泥、满次加等视大明为宗主国的小国每年的朝贡也是断断续续，鸿胪寺接待外宾的数量也是大幅下降。

但随着局势的逐渐转好，得到消息的这些小国也开始恢复了每年正常派使朝觐的事物，尤其是崇祯十一年上半年，鸿胪寺接待的外宾明显增多不少，户部下拨供接待所用的银钱也是成倍增加，这让鸿胪寺内部，尤其是司宾署上下都是干劲满满。

朱由检在接到福建巡抚与郑芝龙的联名奏报后，遂遣人告知礼部以及鸿胪寺，要求他们到时候做好接待工作，在了解对方的来意后再视情况派出高官参与谈判。

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